Підсумок: Нумерація вихідних листів у діловодстві здійснюється день підписання документа. Щоб не виникло плутанини, реєстраційний номер надається на підставі попередніх записів у журналі обліку вихідної кореспонденції.Jan 29, 2021

Реєстраційний номер документа та дата реєстрації проставляються на оригіналі документа в реквізитах бланка та на копії, що підшивається у справу структурного підрозділу компанії. Відомості про відправлення (вихідному) документ вносяться до реєстраційно-контрольних форм (РКФ).

У момент реєстрації вхідного листа у правому нижньому кутку першого аркуша документа оформляється реквізит «відмітка про надходження документа до організації», що містить реєстраційний номер дату надходження документа. Також цей реквізит може включати найменування організації та може проставлятися у вигляді штампу.

Вихідний номер документа (листи) складається з порядкового номери, що проставляється в наростаючому порядку протягом року, та індексу справи за номенклатурою справ, до якої документ буде підшитий. Наприклад, N 23-3-5, де 23 – порядковий номер документа, 3-5 – індекс справи по номенклатурі справ.