Access призначений для всіх типів користувачів Хоча Excel не є базою даних, вона широко використовується для зберігання даних і часто використовується для вирішення простих задач з базою даних. Проте Excel — це пласка, а чи не реляційна база даних.

Як правило, Access краще всього управляє даними: допомагає впорядкувати їх, спростити пошук і доступність кількох одночасних користувачів. Excel, як правило, краще аналізувати дані: виконувати складні обчислення, вивчати можливі результати та створювати високоякісні діаграми.

Microsoft Office Access або просто Microsoft Access – Реляційна система управління базами даних (СУБД) корпорації Microsoft. Входить до складу Microsoft Office. Має широкий спектр функцій, включаючи пов'язані запити, зв'язок із зовнішніми таблицями та базами даних.

Форма в Access – це об'єкт бази даних, який можна використовувати для створення інтерфейсу користувача для застосування бази даних. "Пов'язана" форма безпосередньо пов'язана з джерелом даних, наприклад, таблицею або запитом, і може використовуватися для введення, редагування або відображення даних з цього джерела.